Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Reserveren facilitaire diensten via FMH
Verwerkingsnummer 183
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, voornamen, roepnaam, voorletters, voorvoegsels, geslacht, bezoek- en postadres werk, type dienstverband, begin- en einddatum plaatsing, afdeling, functieomschrijving
Verzameldoel Aanvraag van facilitaire diensten en producten via het facilitair portaal FMH zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, verhuizingen post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, veiligheid, receptiediensten.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke bepaalt uiteindelijk hoe lang de gegevens worden bewaard.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om van de diensten gebruik te maken. Enkel medewerkers van het ministerie kunnen facilitaire diensten reserveren via FMH.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Aanvraag van facilitaire diensten en producten via het facilitair portaal FMH zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, verhuizingen post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, veiligheid, receptiediensten.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De verwerking van persoonsgegevens is gericht op het reserveren van facilitaire diensten. Hierdoor kunnen medewerkers hun werk uitvoeren en de hierbij horende ondersteunende zaken regelen.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van FMH, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken die belast zijn met het uitvoeren van de aanvragen.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.