Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Inkoop: offerteaanvraag tot opdrachtverlening
Verwerkingsnummer 184
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie (kerndepartement EZK/LNV, Staatstoezicht op de Mijnen (SodM), Centraal Planbureau (CPB) en Autoriteit Consument en Markt (ACM) en Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR)).
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, telefoonnummer, email, dienstonderdeel, DG of Directie, afdeling of team en gegevens met betrekking tot inkoop aanvraag.
Verzameldoel Contactpersoon voor het aanvragen van offertes en verlenen van opdracht voor diensten en producten.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron De gegevens kunnen van de betrokkene zelf afkomen als er een inkoopaanvraag wordt gedaan door deze persoon. Gegevens kunnen ook door anderen worden ingevuld indien deze de aanvraag doet namens de betrokkene.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om aankopen te doen.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Aanbieders van offertes (contactpersonen)
Persoonsgegevens
Soort gegevens Contactpersoon, (bedrijfs)naam, adres, woonplaats, KVK nummer, gegevens mbt de offerte.
Verzameldoel Het verlenen en vastleggen van opdrachten aan leveranciers. Het aanvragen van offertes en inkooporders voor diensten en producten
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien de betrokkene de gegevens niet aanlevert, dan kan de aanbieder niet worden meegenomen in het inkoopproces.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Aanbieders aan wie een is opdracht verleend (leverancier)
Persoonsgegevens
Soort gegevens (Bedrijfs)naam, adres, woonplaats, KvK-nummer, gegevens mbt de opdracht.
Verzameldoel Het verlenen van opdrachten aan leveranciers.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat opdracht wordt uitgevoerd. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien de betrokkene de gegevens niet aanlevert, dan kan een opdracht niet worden verleend aan de opdrachtnemer.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Mandaatlijst van gemandateerden van ministerie EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, handtekening/paraaf, datum indiensttreding en datum uitdiensttreding, DG/dienstonderdeel, hoogte mandaatbedrag, naam van degene die de mandaathouder opvolgt.
Verzameldoel Controle of de leidinggevende c.q. akkoordgever op de inkoopaanvraag voldoende mandaat heeft voor de aangevraagde inkoop
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron De functie is omschreven in het mandaatbesluit. Op het Rijksportaal is terug te vinden welke persoon welke functie heeft. De mandaathouder vult zelf een formulier in met daar op zijn functie, handtekening, paraaf, datum indiensttreding. Daarnaast zijn op het Rijksportaal de benoemingsbesluiten terug te vinden.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Omdat anders niet kunnen controleren of de handtekening op een stuk is van de genoemde gemandateerde.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het aanvragen van offertes en inkooporders voor diensten en producten
Rechtsgrond
  • Uitvoering overeenkomst
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van het inkoopplein B73 (DB/IFH/) die de inkoop aanvraag uitvoeren <&euro;25.000,-
  • Medewerkers van FEZ die inkooporders vastleggen, de betalingen verzorgen na prestatieverklaring van opdrachtgever. Zie ook melding M126 relatiebeheer en M13 voor de betaling
  • Medewerkers die producten/diensten inkopen, leidinggevenden en/of gemandateerden die akkoord geven en secretariaten ter ondersteuning (M138)
  • Medewerkers van Inkoop Uitvoering Centrum EZ (onderdeel van RVO) aan wie inkoopvragen boven &euro; 25.000,- ex BTW of met meerdere offertes worden doorgezet
  • Medewerkers team EBS (DB / IFH / FB&R) belast met het functioneel beheer van EBS. Functioneel beheer kunnen in Oracle EBS om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Aanbieders van offertes en opdrachtnemers

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.