Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Interne controle (IC) P-processen
Verwerkingsnummer 188
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers kerndepartement
Persoonsgegevens
Soort gegevens Alle gegevens uit P-direkt en CRMA.
Verzameldoel Uitvoeren van het Beheer- en Controleplan op P-processen en materieelbeheer binnen het kerndepartement. Dit plan omvat ook de verbijzonderde controles per dienst.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijk beoordeelt uiteindelijk hoe lang deze gegevens worden bewaard.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Deze toegang is nodig zodat de betrokkene factuur gegevens, reisdeclaraties, opleidingen, inhuur kan registreren. Zo kan er een interne controle plaatsvinden op deze gegevens.
Soort gegevens Factuur gegevens, reisdeclaraties, opleidingen, inhuur uit Oracle EBS en DoMuS (voor TEM).
Verzameldoel Uitvoeren van het Beheer- en Controleplan op P-processen binnen het kerndepartement. Dit plan omvat ook de verbijzonderde controles per dienst.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Deze toegang is nodig zodat de betrokkene factuur gegevens, reisdeclaraties, opleidingen, inhuur kan registreren. Zo kan er een interne controle plaatsvinden op deze gegevens.
Soort gegevens Gegevens uit P-direkt, en gegevens uit Oracle EBS.
Verzameldoel Het beantwoorden van aanvullende vragen van de ADR.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Deze toegang is nodig zodat de betrokkene factuur gegevens, reisdeclaraties, opleidingen, inhuur kan registreren. Zo kunnen aanvullende vragen van de ADR worden beantwoord.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het beantwoorden van aanvullende vragen van de Audit Dienst Rijk (ADR).
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De Auditdienst Rijk (ADR) voert audit controlles uit. Hierbij is de belangrijkste vraag of het belastinggeld naar de afgesproken doelen gaat. De ADR kan hierbij vragen stellen over de P-processen en materieelbeheer. Om zorg te dragen dat dit op een juiste wijze kan gebeuren is het van belang om de persoonsgegevens te verwerken voor dit doel.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • DB/P&C/Administratieve Organisatie Interne Controle en Kwaliteit (AOICK) die het Beheer- en Controleplan op uitvoeren.
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering afdeling Functioneel Beheer & Regie Team eBS en Team DoMus voor het functioneel beheer van eBS en DoMuS
  • DICTU technisch beheer eBS en DoMuS

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.