Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Werven, Selecteren en aanstellen
Verwerkingsnummer 2193
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Van werk naar werk kandidaten
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam kandidaat, adres, woonplaats, telefoonnummer privé en/of zakelijk, email privé en/of zakelijk, curriculum vitae, kennis- en vaardigheden, talenkennis, zoekprofiel (gewenste functie, regio e.d.), persoonskenmerken, beperkingen, trajectvermelding zoals trainingen, begeleiding van workflow, vacature waarop gesolliciteerd wordt, vacatures waarop in verleden gesolliciteerd is.
Verzameldoel Nagaan of een verplichte Van Werk naar Werk kandidaat potentieel geschikt is om de vacature te vervullen (voorselectie tbv de vacaturehouder)
Bewaartermijn Geen eindtermijn bepaald, gegevens blijven bewaard
Bron gegevens over persoonskenmerken en beperkingen kunnen ook door trajectbegeleiders aangeleverd zijn
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Het betreft de verplichte VWNW-kandidaten. Zij zitten in een traject op zoek naar een andere baan. Indien de kandidaat weigert de gegevens aan te leveren, werkt hij/zij niet mee bij het vinden van een andere baan. Dit kan gevolgen hebben (en uiteindelijk leiden tot ontslag)
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Kandidaten (intern, van andere departementen, van buiten de rijksoverheid) die solliciteren op een vacature.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer privé en/of zakelijk, email privé en/of zakelijk, curriculum vitae, vacature waarop gesolliciteerd wordt, vacatures waarop in verleden gesolliciteerd is. Medewerkers die een assessment moeten afnemen voor de functie. Uitslag selectie assessment Berenschot assessments verwerkt deze uitslagen en stelt voor het CPB een rapportage op.
Verzameldoel Ondersteuning en begeleiding van het werving en selectie-traject. Dit traject begint bij de sollicitatie en eindigt of bij afwijzing of bij overeenstemming over aanstelling. Werving en selectie interdepartementale en externe kandidaten voor een bij EZK opengestelde vacature
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke. rapportages van Berenschot assessments blijven 2 jaar bewaard.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Uiteindelijk gekozen kandidaat
Persoonsgegevens
Soort gegevens naast eerder genoemde (als sollicitant) nu ook kopie paspoort, bankrekening, VOG
Verzameldoel Om aanstelling in het personeels- en salarissysteem te kunnen doen
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er kan geen aanstelling plaatsvinden (belastingdienst heeft bijv BSN nodig). Indien het VOG ontbreekt krijgt de aankomend medewerker wel een aanstelling maar vervalt deze na 3 maanden van rechtswege indien er nog steeds geen VOG is aangeleverd. Verplichte levering geldt overigens niet voor alle gegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ondersteuning en begeleiding van het werving en selectietraject. Dit traject begint bij de sollicitatie en eindigt of bij afwijzing of bij overeenstemming over aanstelling.
Rechtsgrond
  • Toestemming betrokkene
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • HR Office: Alle vacatures, sollicitaties en CV's worden met deze tool beheerd.
  • Vacaturehouder, medewerkers en leden selectiecommisie die verantwoordelijk c.q. betrokken zijn bij het sollicitatietraject voor een bepaalde vacature.
  • Medewerkers P&O die de vacaturehouder ondersteunen bij de werving en selectie van een kandidaat
  • De HR administratie van het Service Center (HDPO) belast met de vastlegging van kandidaten in BOSS
  • Medewerkers van Berenschot Assessments die belast zijn met assessments van kandidaten. Dit geldt alleen voor kandidaten die potentieel langer dan twee jaar in dienst komen.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND