Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving
Verwerkingsnummer 2211
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personen die in het document genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 20 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron De bron van deze gegevens komen vanuit de afzender.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Betrokkenen die corresponderen met het CPB zullen hun persoonsgegevens moeten geven voor behandeling van hun verzoeken.
Soort gegevens Naam of BSN vervangen door een code (Pseudoniem) Overige data die mogelijk informatie bevat over de betrokkene.
Verzameldoel Het CPB doet wetenschappelijk onderzoek dat politici en beleidsmakers kunnen gebruiken bij het nemen van besluiten over beleidsvraagstukken. Het CPB analyseert voor onderzoek in sommige gevallen gegevens die herleidbaar zijn naar personen. Dankzij deze gegevens kan het CPB beleidsvoorstellen en het effect van ingevoerd beleid evalueren.
Bewaartermijn Het CPB hanteert een bewaartermijn van vijf jaar voor de data. Elke vijf jaar wordt bepaald of de data geanonimiseerd kan worden of met vijf jaar dient te worden verlengd dit voor nieuw onderzoek, replicatie en verificatie van het onderzoek. Verantwoordelijke beslist uiteindelijk of de gegevens verwijderd mogen worden.
Bron Andere organisaties zoals: CBS, Zorgverzekeraars en Universiteiten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Behandelaren van het document bij het Centraal planbureau
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, sector, handtekening, inhoud van het document
Verzameldoel Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 10 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron Een deel komt vanuit de behandelaren en de resterende gegevens komen vanuit personeelszaken of informatiebeheer.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Op grond van de Archiefwet 1995 moet het CPB toegankelijk en in geordende staat de informatiehuishouding inrichten. Achterhaald moet kunnen worden welke medewerker stukken heeft opgesteld..
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale weten regelgeving.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De archiefmappen op de netwerkschijf zijn door de desbetreffende onderzoekers raadpleegbaar.
  • Medewerkers van afdeling Informatie en Technologie
  • Medewerker informatiebeheer belast met de uitvoering de basisselectiedocumenten voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten en beheer van de fysieke documenten/dossiers.
  • Doc-Direkt (Ministerie BZK) als verwerker met het selecteren op bewaren en vernietigen van papieren dossiers (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B dossiers en van digitale B documenten door Informatievoorziening (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Suez secure data. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten.
  • DXC technology IT HP RM

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND