Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Post- en scankamer
Verwerkingsnummer 238
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van ministerie van EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, email, functie, afdeling, te behandelen correspondentie
Verzameldoel Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS)
Bewaartermijn Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) M171. Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van M239: Behandelen papieren documenten.
Bron De persoonsgegevens van de ontvanger komen als bron vanuit de afzender. Daarnaast komen de gegevens voor de behandeling van de documenten, van bijvoorbeeld DoMuS, uit IdM. Een deel hiervan komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Digitale documenten die in DoMuS en andere systemen worden gezet zijn gekoppeld aan diegene die het document upload of aan het behandelen is. Zonder deze gegevens kunnen digitale documenten niet worden geüpload of behandeld.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Afzenders
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats.
Verzameldoel Ontvangst en digitalisering van papieren correspondentie. Ontvangst en doorgeleiding van persoonlijke, vertrouwelijke, en/of aangetekende correspondentie.
Bewaartermijn Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (M271). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van M239: Behandelen papieren documenten.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie.
Verzameldoel Ontvangen en digitalisering van correspondentie. Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS)
Bewaartermijn Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (M271). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van M239: Behandelen papieren documenten.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen vermeld in correspondentie
Persoonsgegevens
Soort gegevens Inhoud correspondentie
Verzameldoel Ontvangen en digitalisering van correspondentie. Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS).
Bewaartermijn Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (M271). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van M239: Behandelen papieren documenten.
Bron De persoonsgegevens van eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ontvangen en digitalisering van correspondentie en documenten
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie van EZK/LNV. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Door het digitaliseren van correspondentie en documenten kan op een efficiëntere wijze worden omgegaan met deze zaken.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van EZK/LNV belast met de ontvangst van de correspondentie.
  • Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van EZK/LNV belast met digitaliseren van documenten, registreren metadata en doorgeleiding naar secretariaat behandelende directie (voor substitutie zie M271)
  • Geadresseerden en behandelaren van papieren correspondentie als persoonlijke, vertrouwelijke, en/of aangetekende post (M239)
  • Secretariaten van directies die in DoMuS de gedigitaliseerde correspondentie toewijzen aan een behandelaar (M107 / M135/ M138)
  • Laten vernietigen van gedigitaliseerde papieren documenten (substitutie conform art. 7 Archiefwet 1995) (M271)
  • DICTU technisch beheer DoMuS
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering afdeling Functioneel Beheer & Regie Team Documentmanagement voor het functioneel beheer van DoMuS.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.