Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Behandelen papieren documenten
Verwerkingsnummer 239
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie
Verzameldoel Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen die in de documenten worden genoemd
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens en inhoud van de correspondentie of het document
Verzameldoel Aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt hoe lang de gegevens worden bewaard.
Bron De persoonsgegevens van de ontvanger en eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Behandelaren binnen het ministerie EZK zijn ook belast met het beheer en de overdracht van de dossiers aan Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting /team Digitale Informatievoorziening voor archivering (M271) of voor personele documenten naar P-Direkt (zie voor reguliere proces M172)
  • Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting /team Digitale Informatievoorziening en Functioneel Beheer & Regie team DoMuS belast met de ondersteuning van dossiervorming
  • Afzender van de documenten
  • DICTU belast met het technisch beheer van systemen voor dossiervorming

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Iedere medewerker van ministerie EZK/LNV kan een papieren document aanmaken of behandelen dat persoonsgegevens bevat. Ieder Hoofd van Dienst is binnen zijn werkterrein de verantwoordelijke voor deze persoonsgegevens.