Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Behandelen digitale documenten
Verwerkingsnummer 2486
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van het CPB
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres
Verzameldoel Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit management of personeelszaken.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in HP RM en is het document herleidbaar tot de opsteller.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen die in het document of bestand genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Functioneel beheer HP RM (Centraal functioneel beheer Ministerie van I&W)
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Behandelaar van het document in HP RM en andere systemen als netwerkschijven, email en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten HP RM worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdacht aan informatiebeheer voor archivering
  • Medewerker informatiebeheer voor toepassen Archiefwet- en regelgeving (M2211)
  • Ministerie van I&W directie concern informatie voorziening (DCI) belast met functioneel beheer.
  • Afzender van de documenten.
  • Medewerker DIV voor de verzending van papieren correspondentie (digitale bron)
  • Medewerkers Informatie & Technologie voor het technisch beheer van netwerkschijven, outlook, fileshares.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND