Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving
Verwerkingsnummer 271
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personen die in het document worden genoemd
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 10 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron De bron van deze gegevens komen vanuit de afzender.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Betrokkenen die corresponderen met het ministerie EZK/LNV zullen hun persoonsgegevens moeten geven voor behandeling van hun verzoeken.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Behandelaren van het document bij het ministerie EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam en afdeling
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 10 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Op grond van de Archiefwet 1995 moet het ministerie toegankelijk en in geordende staat de informatiehuishouding inrichten. Achterhaald moet kunnen worden welke medewerker stukken heeft opgesteld.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de uitvoering de basisselectiedocumenten voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van ministerie EZK/LNV
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt (toepassing basisselectiedocumenten)
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de uitvoering van het substitutiebesluit ministerie EZK/LNV voor papieren documenten.
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Functioneel Beheer & Regie belast met het functioneel beheer van DoMuS
  • DICTU belast met het technisch applicatiebeheer van DoMuS
  • Doc-Direkt (Ministerie BZK) als verwerker met het selecteren op bewaren en vernietigen van papieren dossiers (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B dossiers door Doc-Direkt en van digitale B documenten door Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Reisswolf Nederland B.V. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten (substitutie en basisselectiedocumenten) (subverwerker FMH (ministerie BZK))

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Voor het toepassen van de Archiefwet- en regelgeving is ieder Hoofd van Dienst de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen zijn werkterrein. DB/IFH team DI voert de regie en vraagt akkoord van de Hoofden van Dienst.