Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving bij het Staatstoezicht op de Mijnen
Verwerkingsnummer 335
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personen die in het document genoemd worden.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995.
Bewaartermijn Afhankelijk van de inhoud van het document 5 (algemeen) tot 10 (inspectiegegevens) jaar.
Bron Naast de betrokkene zelf kunnen gegevens worden aangeleverd door vrijwel alle andere verwerkingen van SodM.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Behandelaren van het document bij SodM.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam en afdeling.
Verzameldoel Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie).
Bewaartermijn 3 maanden na digitaliseren worden de papieren documenten vernietigd.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Naam en afdeling
Verzameldoel Regie op de overdracht, het bewaren en vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt.
Bewaartermijn 3 maanden na digitaliseren worden de papieren documenten vernietigd.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens naam en afdeling
Verzameldoel Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding van de merknemer.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • SodM medewerker belast met de uitvoering van de BSD's voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van SodM.
  • SodM medewerker belast met de uitvoering van het substitutiebesluit EZ voor papieren documenten.
  • SodM medewerker belast met de uitvoering van het substitutiebesluit voor papieren documenten.
  • Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B dossiers door Doc-Direkt en van digitale B documenten door DB/IFH/Team DI (toepassen BSD's).
  • Medewerkers DICTU belast met het technisch applicatiebeheer van DoMuS.
  • Medewerkers EZ Kerndepartement onderdeel DB/IFH/FB&R belast met het functioneel beheer van DoMuS.
  • SodM medewerker belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt (toepassing BSD's).

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen
Bezoekadres Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND