Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Personeelsgegevens P-Direkt Staatstoezicht op de Mijnen
Verwerkingsnummer 336
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personeelsleden van SodM
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, eventueel naam en gegevens van een contactpersoon
Verzameldoel Communicatie met personeelslid.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Gegevens uit P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot aanstelling, soort contract, functie, verlof, ziekteverzuim, vergoedingen, toeslagen, gratificaties, declaraties, inhoudingen, loonbeslag, internationale plaatsing/voorzieningen, bankrekeningnummer
Verzameldoel Berekenen, vaststellen en betalen van salarissen, vergoedingen, belastingen en premies ten behoeve van personeelslid.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Gegevens uit P-Direct.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, afbeelding WID (kopie ID), nationaliteit, geboorteplaats, burgerservicenummer (BSN), Rijksmedewerker identificerend nummer (RIN).
Verzameldoel Vastleggen controle identiteit ter uitvoering van de Wet op de loonbelasting, voorbereiding interdepartementaal gebruik Personeelsdossier.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Nieuw personeel kan niet in dienst treden zonder deze gegevens.
Soort gegevens Verslagen gesprekscyclus, gegevens met betrekking tot gevolgde opleidingen, cursussen en trainingen, behaalde diploma's, certificaten, cijferlijsten.
Verzameldoel Evaluatie (functioneren en beoordeling) en ontwikkeling personeel.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na evaluatie medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct en evaluatieproces.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Reden beëindiging dienstbetrekking: vrijwillig/onvrijwillig ontslag, pensionering, overlijden; gegevens met betrekking tot de aanspraken en gemaakte afspraken.
Verzameldoel Bij beëindiging dienstbetrekking nakomen van aanspraken op pensioen, uitkering of suppletie.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot dienstverband, plaatsing, bevordering, arbeidstijd, verlof, internationale plaatsing.
Verzameldoel Personeelsmanagement en planning werkzaamheden.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct en evaluatie en personeelsplanning.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens betreffende iemands gezondheid voor zover noodzakelijk voor ziekteverzuim begeleidingen en re-integratie.
Verzameldoel Ziekteverzuim begeleiding en re-integratie (Poortwachter/Arbo).
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens gerelateerd aan de indiensttreding: vacature, cv, diploma's, certificaten enzovoort, referenties, VOG en andere antecedenten.
Verzameldoel Personeelsmanagement en planning werkzaamheden.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Nieuw personeel kan niet in dienst treden zonder deze gegevens.
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot bezwaar en beroep.
Verzameldoel Behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Bijzondere situaties: nevenfuncties, disciplinaire maatregelen, opsporingsbevoegdheden, asbest, dienstongeval.
Verzameldoel Personeelsmanagement en planning werkzaamheden.
Bewaartermijn Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding medewerker.
Bron Naast gegevens van de betrokkene ook gegevens uit P-Direct.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Berekenen, vaststellen en betalen van salarissen, vergoedingen, belastingen en premies (CAO Rijk/fiscale wet- en regelgeving).
Rechtsgrond
  • Uitvoering overeenkomst
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Leidinggevende van het personeelslid en verantwoordelijk management.
  • Personeelsadviseur (P&O) die aan de leidinggevende is toegewezen en de vervanger van die adviseur/HR-ondersteuner.
  • HR-ondersteuners bij P-Direkt.
  • Ieder personeelslid heeft toegang tot de eigen gegevens in P-Direkt en de documenten in het personeelsdossier en dient de juistheid van de gegevens zelf te bewaken.
  • Medewerkers EZ Kerndepartement onderdeel DB/P&O/team Beheer belast met afwikkeling, onderzoek en controle op financiële gevolgen van detachering personeel, pensioen, levensloopregeling, boetes, onverschuldigde salarisbetalingen, enzovoort.
  • Uitkerende instanties als UWV en APG.
  • Arbo preventiemedewerker belast met het bestellen van Arbo-middelen.
  • Medewerkers van de Arbodienst belast met een specifiek ziektedossier.
  • Medewerkers ADR belast met de controle op P-Direkt.
  • Medewerkers SodM/Bestuurszaken belast met Planning en Control.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen
Bezoekadres Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND