Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Behandelen digitale documenten
Verwerkingsnummer 3969
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen die in het document of bestand genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
Bron De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden van de opstellers van de documenten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers RVO.nl die belast zijn met de uitvoering, voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres.
Verzameldoel Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
Bewaartermijn Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
Bron De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door RVO. Van een rijksdienst wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet de rijksdienst van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Afzender van de documenten
  • Auditdienst Rijk
  • Degenen die binnen RVO.nl belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
  • DICTU (Dienst ICT Uitvoering)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
Bezoekadres Prinses Beatrixlaan 2
2595AL DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 93144
2509AC DEN HAAG
NEDERLAND