Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Rijks Identificerend Nummer (RIN) registratie
Verwerkingsnummer 5
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie EZK en LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, geslachtsnaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit
Verzameldoel Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Soort gegevens Wettelijk Identificatie Document -nummer, WID-type
Verzameldoel Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid in geval de andere persoonsgegevens niet voldoende onderscheidend zijn om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron - P-Direkt - IBIS
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Soort gegevens DIN (Departementaal Identificerend Nummer)
Verzameldoel Wordt niet gebruikt bij het ministerie, maar DIN kan dienen om het RIN te koppelen in de eigen administraties
Bewaartermijn N.v.t.
Bron - P-Direkt - IBIS
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens RIN (Rijks(medewerker) Identificerend Nummer)
Verzameldoel Het RIN is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron - P-Direkt - IBIS
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het Rijks identificerend nummer (RIN) is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een RIN nummer wordt gekoppeld aan een medewerker van de Rijksoverheid om diegene een unieke identificatie te geven. De werkgever heeft de zekerheid nodig dat middelen en toegang worden uitgereikt aan de natuurlijke personen die daartoe gerechtigd zijn vanwege hun werk voor het betreffende onderdeel van de Rijksoverheid. Deze verwerking draagt zorg dat de integriteit en correctheid van de gegevens gewaarborgd is.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Directie Bedrijfsvoering, team IDM (DB/IFH) belast met het beheer van de RIN registratie in het departementaal identitymanagementsysteem (IDM). Na het verzenden van een RIN-persoonsgegevens set vanuit IDM wordt automatisch een RIN ontvangen van het Centrale RIN-register en vastgelegd in IDM. Het team is ook belast met het controleren van de registratie in IDM met de Centrale RIN-registratie. (M185)
  • Beheervoorziening RIN (BvRIN) belast met het beheer van het Centrale RIN-register. Het Centrale RIN-register kent een RIN toe aan de ontvangen RIN-persoonsgegevens set. BvRIN maakt deel uit van het CIBG dat onderdeel is van het ministerie van VWS. Het CIBG is als verwerker ingeschakeld door BZK / DGOBR om het centrale RIN-register te beheren.
  • Eenmalig verstrekt aan P-Direkt (ministerie BZK)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.