Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Mobiliteitskaart voor binnenlandse dienstreizen en woon-werkverkeer
Verwerkingsnummer 99
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van EZK en LNV die in het P-Direkt portaal hebben aangegeven dat hun gegevens mogen worden doorgegeven aan de leverancier van de mobiliteitskaart.
Persoonsgegevens
Soort gegevens personeelsnummer, kostenplaatscode, kostenplaatsomschrijving, afdelingscode, afdelingsnaam
Verzameldoel Ondersteunen proces factuurverwerking en opstellen overall rapportages over mobiliteit
Bewaartermijn 5 jaar
Bron P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens naam, voornamen, voorletters, geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats, land, ingangsdatum plaatsing in de organisatie, einddatum plaatsing in de organisatie, zakelijk e-mailadres, einddatum zakelijk e-mailadres, nummer rijbewijs (bij gebruik deelauto Greenwheels).
Verzameldoel Ondersteunen proces van aanvragen, aanmaken, aanvragen extra diensten, verzenden van kaart op naam, inclusief communicatie met leverancier via Shuttelportal
Bewaartermijn Bij beëindiging van de overeenkomst met Shuttel worden de gegevens door de leverancier geretourneerd dan wel vernietigd.
Bron BZK/P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens ingangsdatum adres, einddatum adres, ingangsdatum plaats van tewerkstelling/standplaats, einddatum plaats van tewerkstelling/standplaats, NAW, geboortedatum, pasfoto
Verzameldoel Ondersteunen traject bepalen/aanvragen/wijzigen van abonnementen
Bewaartermijn Bij beëindiging van het abonnement (bij de NS) worden de gegevens vernietigd. Bij beëidiging contract met Shuttel (4 jaar, met mogelijkheid voor verlenging van 1 jaar).
Bron BZK/P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens naam, personeelsnummer, reisgegevens
Verzameldoel Controle op het gebruik van de mobiliteitskaart
Bewaartermijn 1 jaar
Bron Shuttel (Shuttel krijgt op zijn beurt de gegevens van de vervoerders)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ondersteunen proces van aanvragen, aanmaken, aanvragen extra diensten, verzenden van kaart op naam, inclusief communicatie met leverancier via Shuttelportal
Rechtsgrond
  • Toestemming betrokkene
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Efficiënte afhandeling van het proces van kaartverstrekking en facturering. Kostenbesparing door rijksbrede mantelovereenkomst.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Trans Link Systems (TLS) voor het produceren van de Mobiliteitskaart (subverwerker)
  • Leidinggevenden van medewerkers van EZK en LNV met een mobiliteitskaart als onderdeel van de controle op het gebruik van de kaart.
  • Shuttel (bewerker)
  • Sub-bewerkers: KPN Internetservices, Sentia, Netdata, Greenwheels, Yellowbrick, Transvision, Eneco, Travelcard, Treinreiswinkel, NS (medebewerker), Zendesk, Mtel.
  • Medewerkers DB/P&O/Advies & Beheer belast met de controle op het gebruik van de Mobiliteitskaart
  • Medewerkers die toegang hebben tot de mailbox van de manager.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.