Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Documentenbehandeling & Digitale Archivering (DigidocFIN)
Verwerkingsnummer 2894
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Financiën, voor deze de Secretaris-generaal, voor deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Van afzenders/ betrokkenen die in het document genoemd worden.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voorletters (initialen), achternaam, adresgegevens (NAW), e-mailadres, inhoud document
Verzameldoel Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming)
Bewaartermijn Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voornaam; Voorletters; Achternaam; Bedrijfsonderdeel; Functie; Adresgegevens; Telefoonnummer; E-mailadres
Verzameldoel Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming); Werkzaamheden voortvloeiend uit de overeenkomst Producten en Dienstengids tussen ministerie van Financiën en ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Bewaartermijn Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën
Bron Digidoc als DMS; correspondentie tussen burgers en overheid
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming)
Rechtsgrond
    Taak van algemeen belang

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Behandelaar van het document en alle medewerkers die op grond van het autorisatiemodel toegang hebben tot dit document voor de inhoudelijke behandeling van de documenten.
  • Doc-Direkt van het ministerie van BZK voor: - de uitvoering van het document- en archiefbeheer - Het opstellen van rapportages - de uitvoering van het functioneel beheer (waaronder autoriseren) van Digidoc, Docman, Docgen en Zoek en Vind.
  • Shared Service Centre ICT van het ministerie van BZK (SSC-ICT) voor de uitvoering van het technisch beheer en doorontwikkeling van Digidoc, Docgen en Zoek en Vind.
  • Interne medewerker(s) of behandelend dienstonderdeel als geadresseerde(n) of behandelaar van het ontvangen poststuk of document.
  • Interne medewerkers geautoriseerd voor het opvragen van archiefbescheiden.
  • Geautoriseerde gebruikers met toegang tot het (documentmanagement) systeem of (archief) applicatie
  • Geadresseerde van het te verzenden poststuk of document.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Financiën, voor deze de Secretaris-generaal, voor deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20201
Den Haag
NEDERLAND