Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking AVG verzoeken of klachten
Verwerkingsnummer 5244
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Financiën, voor deze de Secretaris-generaal, voor deze de directeur Juridische Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Verzoeker/aanvrager
Persoonsgegevens
Soort gegevens Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
Verzameldoel De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Bewaartermijn 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Collega's binnen Financien
Persoonsgegevens
Soort gegevens Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
Verzameldoel De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Bewaartermijn 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
Bron Betrokkene, gegevens kunnen ook uit het archief komen, of uit mailboxen van collega's.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Collega's interdepartementaal
Persoonsgegevens
Soort gegevens Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
Verzameldoel De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG);De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Bewaartermijn 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
Bron Betrokkene, gegevens kunnen ook uit het archief komen, of uit mailboxen van collega's.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen waarop het AVG-verzoek betrekking heeft;
Persoonsgegevens
Soort gegevens Het betreft de gegevens waar het AVG-verzoek op ziet. Afhankelijk van het verzoek of de klacht kan dit dus alle persoonsgegevens betreffen waar MinFin over beschikt.
Verzameldoel De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Bewaartermijn 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
Bron Betrokkenen en de betreffende dossier binnen MinFin
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG)
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking De communicatie met de betrokkenen;
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers MinFIN, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de afhandeling van de verzoeken of klachten van betrokken of daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
  • Bij de zaak betrokken collega's van andere departementen.
  • Nationale ombudsman, bij de behandeling van klachten ingediend bij de Nationale ombudsman
  • Autoriteit persoonsgegevens en functionaris voor gegevensbescherming MinFin bij verzoeken en klachten op grond van de AVG.
  • (Bestuurs-)rechtelijke colleges, voor de behandeling van beroepszaken.
  • De Landsadvocaat, indien noodzakelijk bij de behandeling van beroeps- en bezwaarprocedures.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Financiën, voor deze de Secretaris-generaal, voor deze de directeur Juridische Zaken
Postadres Postbus 20201
Den Haag
NEDERLAND