Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking WOB verzoeken en Burgerbrieven
Verwerkingsnummer 5485
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Communicatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Burgers
Persoonsgegevens
Soort gegevens aanspreekvorm, voorletters,achternaam, telefoon (optioneel), mailadres, adresgegevens
Verzameldoel Communicatie
Bewaartermijn Documenten, e-mail en notities van telefonische vragen moeten in HPRM DMS worden opgeslagen om vervolgens te worden gedeponeerd in HPRM RMA (archief). Zodra er een waardering vanuit de selectielijst wordt toegekend aan een dossier in het RMA gaat de waardering (vernietigen) van 5 lopen. Dossiers die de vernietigingstermijn hebben overschreden worden volgens de vernietigingsprocedure beoordeeld en vernietigd
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) bedrijven
Persoonsgegevens
Soort gegevens organisatienaam, telefoonnummer, mailadres, adresgegevens
Verzameldoel Communicatie
Bewaartermijn Documenten, e-mail en notities van telefonische vragen moeten in HPRM DMS worden opgeslagen om vervolgens te worden gedeponeerd in HPRM RMA (archief). Zodra er een waardering vanuit de selectielijst wordt toegekend aan een dossier in het RMA gaat de waardering (vernietigen) van 5 lopen. Dossiers die de vernietigingstermijn hebben overschreden worden volgens de vernietigingsprocedure beoordeeld en vernietigd
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het betreft de opslag van persoonsgegevens met het oog op de afhandeling van burgerbrieven. Burgers die een vraag willen stellen doen dat via het contactformulier op rijksoverheid.nI.Deze informatie wordt doorgestuurd aan de Ministeries voor afhandeling.ook per post komen burgervragen en wob-verzoeken binnen. Sommige burgers mailen rechtstreeks naar onze postbus. Deze PIA beschouwt het proces afhandelen WOB verzoeken en burgerbrieven waarvan de persoonsgegevens worden opgelsagen in HPRM
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Nationaal Archief
  • Andere ministeries

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Communicatie