Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Bedrijfsvoering financiën buiten SAP en P-Direkt
Verwerkingsnummer 7236
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Projectteamleden externe opdracht / tender
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) Naam, organisatie b) CV: geboortedatum, geslacht, nationaliteit, kennis, vaardigheden, ervaring c) Rol/taak in projectteam d) Salariskosten e) Urenbegroting en ureninzet f) Overige kosten, bijv. reizen
Verzameldoel a) Identificatie b) en c) Geschiktheid als deelnemer projectteam d), e) en f) Onderbouwing kosten, accountantsverklaring
Bewaartermijn Verwijderd 7 jaar na afronding van het project. Tenders worden bewaard tot 7 jaar na ontvangst bericht van niet-gunning offerte.
Bron Werkgever (PBL of externe projectpartner): Naam, organisatie, rol/taak in projectteam, salariskosten, urenbegroting Betrokkene zelf (via werkgever): CV, ureninzet, gemaakte overige kosten
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Contactpersoon externe leverancier
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, organisatie, mailadres, tel.nummer (plus wat contactpersoon zelf deelt in bijv. een offerte)
Verzameldoel verlenen opdracht (van beperkte financiële omvang) en bewaken afhandeling.
Bewaartermijn Alle documentatie van afgeronde flitsopdrachten wordt aan het einde van elk kalenderjaar weggegooid (de facturen en betaalgegevens staan in SAP). De documentatie van flitsopdrachten die bij de jaarovergang nog open staan, wordt bewaard totdat de opdracht is afgerond en daarna aan het einde van het jaar weggegooid.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) (ex-)medewerker PBL
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, personeelsnummer, salaris- en aanvullende componenten (reizen, betalingen, etc.), besteedde uren per kostensoort per maand en cumulatief per jaar
Verzameldoel maken geanonimiseerde financiële overzichten, prognoses en analyses (per project, per sector, per periode, etc.)
Bewaartermijn Onbepaald: er zijn sinds 2008 tot nu toe geen overzichten verwijderd.
Bron IenW (werkgever): naam, personeelsnummer, salaris- en aanvullende componenten (reizen, betalingen, etc.) Betrokkene zelf: besteedde uren per kostensoort per maand en cumulatief per jaar
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking a) Financiën externe opdrachten Ter verantwoording van uitgebrachte offertes en van de financiën van externe opdrachten na gunning aan de externe opdrachtgever, vaak via een verplichte accountantsverklaring (bij EU-tenders).
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor externe opdrachten die het voor anderen uitvoert.
Doel verwerking b) Financiën flitsopdrachten Ter verantwoording van financiële opdrachten van beperkte omvang en van de bijbehorende administratieve afhandeling.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor externe opdrachten van beperkte financiële omvang die het aan anderen verstrekt.
Doel verwerking c) Salaris- en tijdschrijfoverzichten medewerkers Voor het maken van geanonimiseerde rapportages met financiële prognoses, berekeningen en analyses en ter verantwoording van deze rapportages.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor de interne financiële bedrijfsvoering.
Doel verwerking d) Financiën detacheringen Voor het inzichtelijk maken van de verwachte kosten bij het detacheren van een medewerker, voor het nemen van verantwoorde beslissingen hierover.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor de interne financiële bedrijfsvoering.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Financiële overzichten, prognoses en rapportages: financiële medewerkers PBL en hoofd bedrijfsvoering.
  • Financiën flitsopdrachten: financiële medewerkers PBL, hoofd bedrijfsvoering en de secretariaatmedewerkers van PBL.
  • Tijdschrijfoverzichten per medewerker per sector: het sectorhoofd en het plaatsvervangend sectorhoofd.
  • Financiën externe opdrachten: aan de financiële medewerkers van PBL, aan het hoofd bedrijfsvoering en aan de externe accountant die de financiële controle uitvoert.
  • Financiën detacheringen: financiële medewerkers PBL en hoofd bedrijfsvoering.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving