Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Werven in- en extern personeel
Verwerkingsnummer 7237
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Sollicitant
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL d) Contactgegevens referenties: Naam, organisatie, mailadres, tel.nummer e) Reactie PBL f) Toestemming sollicitant
Verzameldoel a) Identificatie van en communicatie met de sollicitant; b) Beoordelen geschiktheid sollicitant; c) Beoordelen motivatie sollicitant; d) Contact opnemen met referenties voor info over sollicitant e) Vastleggen en communiceren resultaat beoordeling f) Voor bewaren sollicitatiegegevens voor toekomstige vacatures
Bewaartermijn Tot de beoordeling is afgerond en de sollicitant is geïnformeerd over de uitkomst. Talentpool: max. 1 jaar met toestemming van de betrokkene.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Aanstaande medewerker
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL e) Reactie PBL
Verzameldoel a) en e): opstellen en toesturen arbeidsovereenkomst a), b) en c): aanmaken P-dossier in P-Direkt
Bewaartermijn Tot uit-dienst.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) (aanstaande) gedetacheerde
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL werkafspraken, detacheringsovereenkomst
Verzameldoel aanmaken detacheringsdossier op HRM-schijf, regelen Rijkspas en toegang ICT-voorzieningen
Bewaartermijn Tot einde detachering.
Bron Werkgever gedetacheerde: NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer Werkgever gedetacheerde en PBL samen: werkafspraken, detacheringsovereenkomst
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Kandidaat uitzendkrachten, personeel opdrachtnemers
Persoonsgegevens
Soort gegevens b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) e) Reactie PBL Score-overzicht aangeboden kandidaten
Verzameldoel Beoordelen kandidaat; Selecteren economisch meest geschikte kandidaat (kwaliteit en tarief)
Bewaartermijn Tot einde opdracht.
Bron werkgever betrokkene: CV-gegevens PBL: reactie PBL, score-overzicht aangeboden kandidaten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto)
Verzameldoel aanmaken werkdossier op HRM-schijf, regelen Rijkspas en toegang ICT-voorzieningen
Bewaartermijn Tot einde opdracht.
Bron Betrokkene: NAW-gegevens Werkgever betrokkene: emailadres, tel.nummer en CV-gegevens van betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Bijzondere relatie (gastonderzoeker, academic partner, fellow)
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) (zakelijke) NAW-gegevens, e-mailadres, geboortedatum, tel.nummer b) Persoonlijke afspraken
Verzameldoel a) Identificatie van en communicatie met relatie; b) Vastleggen en uitvoeren overeenkomst
Bewaartermijn Tot einde overeenkomst.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking (a) Open sollicitaties en “talentpools” Verzamelen, bewaren en beoordelen van sollicitaties van individuen die (in de toekomst) passen bij de organisatie.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking b) Reactie op vacature Verzamelen, bewaren en beoordelen van sollicitaties van individuen die passen bij de organisatie. Gebruik van gegevens van sollicitanten (indien geselecteerd) voor indiensttreding, opstellen van arbeidsovereenkomsten, voor bewaring in het personeelsdossier, e.d. Gebruik van gegevens van sollicitanten en medewerkers voor de efficiënte afhandeling van HR-zaken rondom de medewerker, inclusief het faciliteren van de werkplek, gezamenlijke afhandeling van vragen, e.d.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking (c) Uitzendkrachten en personeel van opdrachtnemers Het inzetten van externe werkkracht en expertise omdat intern de capaciteit en/of kennis ontbreekt voor het uitvoeren van taken/onderzoeken van PBL.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.
Doel verwerking (d) Detacheringen Het mogelijk maken van de detachering van iemand die niet bij de Rijksoverheid werkt bij PBL en het bewaken van de uitvoering van de afspraken.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.
Doel verwerking (e) Bijzondere relaties Individuele, externe wetenschappers via samenwerkingsafspraken laten deelnemen aan het onderzoek van PBL. De persoonsgegevens die worden vastgelegd zijn nodig om de afspraken met de betrokkenen (gastonderzoekers, academic partners) te kunnen nakomen én om overzicht te hebben wie met welke rol het PBL-onderzoek uitvoeren.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De HRM-medewerkers van PBL en het hoofd Bedrijfsvoering.
  • Het PBL-sectorhoofd en eventuele sectormedewerkers die de kandidaten voor een vacature of externe opdracht moeten beoordelen.
  • de IenW-medewerkers die de PBL-vacatures in BOSS en TIS beheren.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving