Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Personeelsinformatie buiten P-Direkt
Verwerkingsnummer 7239
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers PBL
Persoonsgegevens
Soort gegevens a1) Informatie toegekende autorisaties en faciliteiten (oa. ICT-voorzieningen) a2) Tijdelijke personeelsdocumenten
Verzameldoel a1) Faciliteren werkomgeving en uitvoering taken a2) Efficiënte gezamenlijke afhandeling door HRM van lopende zaken
Bewaartermijn Informatie toegekende autorisaties en faciliteiten: Tot max. 6 maanden na einde dienstverband medewerker (ter controle op intrekken autorisaties en faciliteiten, halfjaarlijkse opschoonactie) Tijdelijke informatie HRM-processen: Onbepaald, een deel wordt verwijderd zodra van een afgerond proces het resultaat in P-Direkt wordt geregistreerd. Van de overige informatie in het mapje per medewerker beoordeelt HRM 1x per jaar wat verwijderd kan worden en wat bewaard blijft.
Bron a1) PBL a2) PBL of betrokkene (afhankelijk van welke informatie)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens b) Gezondheidsgegevens (Spreekuurberichten bedrijfsarts, percentagebetermeldingen, plan van aanpak en bijstellingen daarvan, eerstejaarsevaluatie etc., kortom alle poortwachterdocumenten) c) Afhankelijk waarover management gerapporteerd wil worden, o.a. salarissen, type dienstverband, in- en uitstroom, vlootschouw, arbo-voorzieningen,…) d) nvt:anonieme verwerking e) Profielfoto
Verzameldoel b) Voldoen aan wet en regelgeving; Faciliteren werkomgeving en re-integratie c) Besturen PBL-organisatie e) medewerkers PBL gezicht geven (extern), herkenbaarheid collega's (intern)
Bewaartermijn Gezondheidsgegevens: Tot 4 weken na herstelmelding. HRM-overzichten per onderwerp: max. 7 jaar (mét persoonsgegevens) idem zónder persoonsgegevens: onbepaald. Profielfoto medewerker: Tot einde dienstverband of intrekken toestemming medewerker.
Bron Gezondheidsgegevens: betrokkene en/of arbo-arts / arbodienst. HRM-overzichten per onderwerp: PBL Profielfoto medewerker: PBL (fotograaf op PBL locatie)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking (a) HRM-mapje per medewerker De informatie in het mapje per medewerker is bedoeld voor HRM om efficiënter te kunnen werken. Tijdelijke informatie die niet in P-Direkt hoeft kan zo tijdens een proces worden gedeeld tussen de HRM-medewerkers. Informatie die op basis van de afspraken in het P-Dossier thuishoort, zet HRM in P-Direkt.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: efficiënte verwerking van noodzakelijke HRM-informatie intern PBL.
Doel verwerking (b) Gezondheidsinformatie bij Ziekte en re-integratie Voldoen aan wet en regelgeving (wettelijke administratieplicht, WIA en Wet verbetering poortwachter). Faciliteren werkbare werkplek en –omgeving voor de zieke werknemer, re-integratie voor de werknemer mogelijk maken.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Noodzakelijke gegevens om te kunnen voldoen aan wet en regelgeving (wettelijke administratieplicht, WIA en Wet verbetering poortwachter).
Doel verwerking (c) HRM-analytics Kunnen besturen van de organisatie door het PBL-management. De overzichten op persoonsniveau zijn nodig voor HRM om de trendrapportages te kunnen samenstellen en eventuele vragen hierover van het management te kunnen beantwoorden. HRM gebruikt informatie op persoonsniveau ook als vergelijking bij functienamen, inschaling etc.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Zonder de overzichten op persoonsniveau kunnen er geen (trend)rapportages op organisatieniveau gemaakt worden, die het PBL-management nodig heeft voor de besturing van de organisatie.
Doel verwerking (d) 100-dagengesprek / exitgesprek Om jaarlijks te bekijken of er een rode draad/trend bestaat op o.a. hoe het gaat en waar men tegenaan loopt. Hiervoor worden de antwoorden geanonimiseerd. Het gevolg van anonimiseren is dat de gegevens van het exitgesprek niet gekoppeld kunnen worden aan het 100-dagengesprek.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De gesprekken zijn individueel. De gegevens van het gesprek worden anoniem verwerkt, dus er zijn in de vastlegging géén persoonsgegevens meer aanwezig.
Doel verwerking (e) Profielfoto medewerker intern PBL Publicatie profielfoto op Pebbles: herkenbaarheid tussen collega’s.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Onderlinge herkenbaarheid van medewerkers intern PBL
Doel verwerking (e) Profielfoto medewerker op externe website Publicatie profielfoto op www.pbl.nl: om een beeld te schetsen van de mensen van PBL.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Gezondheidsgegevens: Arbodienst / bedrijfsarts
  • HRM-mapje met documenten: De HRM-medewerkers van PBL en het hoofd bedrijfsvoering.
  • HRM-overzichten: volledige PBL-managementteam
  • Gezondheidsgegevens: eigen leidinggevende (= sectorhoofd en plaatsvervanger) Wat in P-dossier moet worden opgenomen delen ze met HRM-medewerkers PBL.
  • Profielfoto intern: alle PBL-medewerkers kunnen de foto zien, en ook opslaan en hergebruiken
  • Profielfoto extern: iedereen met Internettoegang kan de foto zien, maar ook opslaan en hergebruiken.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving