Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Organiseren evenementen
Verwerkingsnummer 7241
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) In- en/of Externe Genodigden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voornaam, achternaam, tussenvoegsels, (functie) bedrijfs- of privé mailadres, (zakelijk) telefoonnummer
Verzameldoel uitnodigen voor een evenement
Bewaartermijn onbepaald; van externe genodigden, zolang hun gegevens actueel zijn in de PBL-werkcontext. van ex-medewerkers alleen met hun toestemming totdat ze dit intrekken.
Bron PBL zelf, eigen PBL netwerk, openbare bronnen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) In- en/of Externe Deelnemers
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. Voornaam, achternaam, tussenvoegsels, (functie), bedrijfs- of privé mailadres, (zakelijke) telefoonnummer b. Gezondheidsgegevens (allergie, dieet, enz.) c. Foto- en/of filmopname(n)
Verzameldoel a. identificeren deelnemers, bewaren voor toekomstig contact (uitnodigen nieuw evenement, etc.) b. veilig eten/drinken serveren c. herinnering, interne kennisgeving en (openbare) verslaglegging/publicatie over evenement
Bewaartermijn a) en b): net zolang er foto- en filmbeelden van het evenement bewaard worden vanwege uitoefenen rechten betrokkenen. Als er geen beelden van het evenement (meer) zijn, dan worden de gegevens na uiterlijk 3 maanden vernietigd. c) voor intern gebruik als herinnering: onbepaald tot verzoek verwijdering door betrokkene mits redelijk uitvoerbaar; bij externe publicatie: onbepaald, PBL heeft daar na publicatie geen invloed meer op.
Bron Betrokkene zelf: a) en b) PBL en/of betrokkene: c)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: a) niet kunnen deelnemen aan evenement b) en c) zijn niet verplicht
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Organiseren evenementen door PBL. Het specifieke doel van een evenement kan per evenement verschillen, net als de doelgroep(en). De doeleinden om de persoonsgegevens te verwerken zijn: • het kunnen laten deelnemen van personen aan het evenement; • het veilig verstrekken van eten/drinken aan deelnemers van het evenement; • het bewaren van visuele herinneringen aan het evenement en/of het publiceren over het evenement, intern dan wel extern.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De rechtsgrond voor het verwerken van de meeste gegevens is het gerechtvaardigd belang van PBL om de personen in kwestie te kunnen laten deelnemen aan de bijeenkomst. Voor sommige gegevens is de rechtsgrond het vrijwillig verstrekken van de gegevens of het geven van uitdrukkelijke toestemming door de betrokkenen. Dit geldt met name voor dieet- en allergiegegevens en voor het gebruiken van foto’s van deelnemers aan besloten bijeenkomsten voor externe doeleinden.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Publiek, persorganisaties, internet platformen - Openbare evenementen: namen en soms functie van sommige deelnemers, foto’s en/of filmopname van het evenement.
  • PBL-organisatoren evenement

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving