Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Relatiebeheer klanten
Verwerkingsnummer 7243
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) aanvrager publicatie
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, emailadres, postadres
Verzameldoel toesturen gedrukte publicatie per post
Bewaartermijn In PBL website database – automatisch verwijderd na 2 maanden. In reports@pbl.nl: max. 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) aanvrager overige informatie / indiener klacht of bezwaar
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naam, emailadres, inhoud van verzoek (vraag, klacht, bezwaar) b. antwoord van PBL, c. correspondentie over verzoek (indien van toepassing)
Verzameldoel afhandelen verzoek
Bewaartermijn In PBL website database: automatisch verwijderd na 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden na volledige afhandeling. In het digitale dossier/archiefsysteem van PBL: tot 5 jaar na de afhandeling (rechtsgrond: selectielijst PBL)
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) aanvrager AVG-verzoek
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naam, emailadres, inhoud van AVG-verzoek b. Wettelijk ID (legitimeren bij receptie PBL-kantoor) c. antwoord van PBL, d. correspondentie over verzoek (indien van toepassing)
Verzameldoel afhandelen verzoek
Bewaartermijn In PBL website database: automatisch verwijderd na 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden na volledige afhandeling. In het digitale dossier/archiefsysteem van PBL: tot 5 jaar na de afhandeling (rechtsgrond: selectielijst PBL) Wettelijk ID wordt alleen op kantoor PBL ingezien ter controle en niet bewaard.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) abonnee nieuwsbrief
Persoonsgegevens
Soort gegevens a) Emailadres (in het verleden werd ook de naam geregistreerd: aanwezig bij een deel van abonnees) b) statistieken abonnee: onderwerpen nieuwsbrief waar abonnee op doorklikt
Verzameldoel a) toesturen nieuwsbrief b) inzicht krijgen in bereik van de onderwerpen uit de nieuwsbrief
Bewaartermijn Onbepaald: totdat de abonnee zijn aanvraag intrekt. Daarna worden de gegevens binnen 1 maand verwijderd (naam en mailadres) of geanonimiseerd (statistieken abonnee).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) netwerkrelatie PBL voor toesturen publicatie
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, emailadres, postadres
Verzameldoel toesturen gedrukte of elektronische publicatie
Bewaartermijn onbepaald: bestaande relaties PBL
Bron Verzameld door PBL via eigen netwerk en openbare bronnen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Bezoeker PBL-website
Persoonsgegevens
Soort gegevens IP-adres, geolocatie
Verzameldoel Identificeren unieke internet-gebruiker voor bezoekers-statistieken en voor onderzoek bij misbruik
Bewaartermijn Logfile: max. 90 dagen (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang) Webstatistieken: wordt direct geanonimiseerd.
Bron Betrokkene zelf, via internetprovider, geolocatie is afgeleid van het IP-adres
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het op aanvraag informeren van personen, zoals door een publicatie of nieuwsbrief toe te sturen, en voor het afhandelen van vragen en klachten. Hiervoor worden de contactgegevens verwerkt, en eventueel ook andere persoonsgegevens die de betrokkenen zelf doorgeven via mail/een webformulier zonder dat PBL daar zelf om vraagt.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Het ongevraagd toesturen van PBL-publicaties aan personen uit het netwerk van PBL.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De publicaties worden alleen gestuurd aan personen die vanuit hun functie binnen de overheid en in de maatschappij belang hebben om over het onderwerp geïnformeerd te worden en die al voorkomen in het adressenbestand dat PBL hiervoor onderhoudt.
Doel verwerking PBL verwerkt de IP-adressen en geolocatie van PBL-website-bezoekers om te bepalen hoeveel unieke bezoekers de PBL-websites krijgen en uit welke stad/regio en land deze bezoekers afkomstig zijn. De gegevens worden direct bij de verwerking geanonimiseerd en dus niet herleidbaar naar personen bewaard. In de webserverlogfiles worden de IP-adressen van websitebezoekers wél bewaard voor onderzoek bij misbruik.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: IP-adressen en geolocatie: voor de webstatistieken anonimiseert PBL deze gegevens zo snel mogelijk. De registratie in logfiles is nodig om onderzoek bij misbruik van websites te kunnen doen, en is voorgeschreven in de beveiligingsnormen (BIR).

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De PBL-medewerkers (bij Communicatie) die de mailboxen en beheren
  • De centrale functionele web-beheerders van PBL (bij Communicatie) die de website-database van de PBL-website beheren en die de webstatistieken verzorgen.
  • De privacy-coördinator van PBL bij AVG-verzoeken.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving