Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Relatiebeheer werkcontacten
Verwerkingsnummer 7246
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Externe werkcontacten
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, organisatie, (functie), zakelijk mailadres, zakelijk tel.nummer, aard van de relatie, (bezoek- en postadres)
Verzameldoel Onderhouden zakelijke relatie, persoonlijk werkcontact, zakelijk corresponderen, deelnemen aan overleg/project/onderzoeksgroep.
Bewaartermijn Persoonlijk werkcontact: tot uit dienst medewerker; Gedeeld werkcontact: onbepaald (zolang actueel en bruikbaar) Verzendlijst: divers (afhankelijk soort correspondentie en bijbehorende archieftermijn)
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers PBL
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, privé-adres, geboortedatum, datum indiensttreding, datum ambtsjubileum
Verzameldoel Feliciteren of beterschap wensen van medewerkers.
Bewaartermijn Tot uit dienst medewerker
Bron Betrokkene (uit P-dossier via HRM)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Naaste betrokkenen (familie) PBL medewerkers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, tel. nummer, aard van de relatie met medewerker
Verzameldoel Contact opnemen als medewerker bij calamiteit betrokken is.
Bewaartermijn Tot uit dienst medewerker of verzoek gegevens te verwijderen (uitvraag actualiseren 1x per jaar)
Bron De PBL-medewerker die de gegevens van de naaste contacten doorgeeft
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking (a) Lijst persoonlijke werkcontacten: medewerker kan effectief communiceren met werkcontacten en bestaande werkrelaties effectief onderhouden.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: persoonlijke effectiviteit van de medewerkers, contactgegevens zijn persoonlijk en worden niet met anderen gedeeld.
Doel verwerking (b) Lijsten gedeelde werkcontacten: effectief contact onderhouden en communiceren als overleg/project/onderzoeksgroep in een specifieke werkcontext met een specifiek groepsdoel.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: effectief gezamenlijk kunnen uitvoeren van specifieke taken door groepen medewerkers. Het belang van het intern delen van de zakelijke contactgegevens voor het effectief uitvoeren van PBL-werkzaamheden weegt zwaarder dan het steeds moeten vragen van toestemming om de contactgegevens intern PBL met collega’s te mogen delen.
Doel verwerking (c) Adres- en verjaardaglijsten medewerkers: Feliciteren of beterschap wensen van medewerkers (via een bericht, kaart en/of bos bloemen), directie/leidinggevende informeren over een belangrijke aangelegenheid rondom medewerkers (notitie in agenda).
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: de gegevens zijn al beschikbaar in het P-dossier, maar niet op een effectief bruikbare manier voor het aangegeven doel. Om die reden houdt het secretariaat een apart overzicht bij, alleen toegankelijk voor het secretariaat.
Doel verwerking (d) ICE-lijst medewerkers: Snel kunnen informeren van naaste betrokkenen (meestal familie) wanneer een medewerker bij een calamiteit betrokken is geraakt.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking (e) Mail / agenda / contactenbeheer voor managers: Effectieve ondersteuning managers door secretariaat.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking (f) Eenmalige verzendlijsten: Efficiënte uitvoering van doelgerichte correspondentie naar bij specifiek PBL-werk betrokken personen.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: het effectief kunnen uitvoeren van correspondentietaken door de PBL-secretariaten ten behoeve van PBL. Het belang van het delen van de zakelijke contactgegevens met het secretariaat voor het effectief uitvoeren van PBL-correspondentie weegt zwaarder dan het steeds moeten vragen van toestemming om de contactgegevens te mogen delen om de correspondentie te kunnen uitvoeren. Er worden alleen contactgegevens gedeeld die nodig zijn om de correspondentie te kunnen uitvoeren.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • (b) Lijsten gedeelde werkcontacten: per lijst het secretariaat dat de lijst beheert en bij specifieke werkgroep de leden van de groep.
  • (c) Adres- en verjaardaglijsten medewerkers: het secretariaat dat de lijst beheert en de overige sectorsecretariaten.
  • (a) Lijst persoonlijke werkcontacten: aan de medewerker die de lijst beheert.
  • (d) ICE-lijst medewerkers: aan het secretariaat dat de lijst beheert.
  • (f) Eenmalige verzendlijsten: aan de medewerkers die de correspondentie verzorgen.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving