Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Ondersteunen buitenlandse dienstreizen
Verwerkingsnummer 7249
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerker PBL
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, voornaam paspoort, achternaam paspoort, geboortedatum, visumaanvragen, reisgegevens (datum, locatie, vlucht, verblijfplaatsen, hotelgegevens), doel verblijf, factuur- en betalingsgegevens
Verzameldoel Boeken en declareren buitenlandse dienstreis namens de betrokkene
Bewaartermijn Papieren uitdraaien: totdat de reis voorbij is én alle declaraties zijn afgehandeld. Digitale bestanden: tot einde dienstverband medewerker.
Bron Betrokkene (via TEM-3W): Naam, voornaam paspoort, achternaam paspoort, geboortedatum Betrokkene (bij zelf regelen dienstreis) of PBL (als secretaresse dienstreis regelt): visumaanvragen, reisgegevens (datum, locatie, vlucht, verblijfplaatsen, hotelgegevens), doel verblijf, factuur- en betalingsgegevens
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Familieleden medewerker PBL
Persoonsgegevens
Soort gegevens WID-gegevens: achternaam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, woonplaats, adres, nationaliteit
Verzameldoel Visumaanvraag buitenlandse dienstreis
Bewaartermijn Deze gegevens worden niet bij PBL opgeslagen, alleen in de systemen van de visumverstrekkers die ernaar vragen.
Bron Medewerker PBL (vult samen met secretaresse in)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het kunnen boeken van een buitenlandse dienstreis door PBL-medewerkers
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Het tijdelijk bewaren van reisdocumenten voor de praktische uitvoering en administratieve afhandeling
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Betrokkenen vinden het fijn dat secretariaat hen zo snel kan helpen. Gegevens zijn nodig om declaraties administratief af te handelen.
Doel verwerking beheren reisgegevens in de werkagenda van de betrokkene.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking kunnen meelezen van PBL-medewerkers met de reisafspraken in de werkagenda.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De belangenafweging bij het intern PBL kunnen ‘meelezen’ van elkaars werkagenda’s is dat hierdoor in algemene zin beter bekend is waar PBL-ers zijn en wat ze aan het doen zijn, zodat het eenvoudiger is om bijeenkomsten en overleggen te plannen, waarbij het nog steeds mogelijk is om vertrouwelijke agenda-items te maken waarvan de inhoud niet zichtbaar is.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Secretariaatsmedewerker PBL die de boekingen uitvoert en de administratie afhandelt.
  • Boekingsorganisaties waarbij de boekingen worden gedaan.
  • Visumverstrekkers

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? visumverstrekkers en reisorganisaties buiten de EER bij reizen naar locaties buiten de EER.
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving