Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen archiefwet en –regelgeving
Verwerkingsnummer 2705
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, voor deze de directeur Organisatie en Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personen die in het document genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995.
Bewaartermijn Afhankelijk van type document
Bron De persoon die het document heeft opgesteld, al dan niet met medeweten van de betreffende persoon.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Behandelaren van het document bij OCW
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, directie/afdeling, functie
Verzameldoel Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995.
Bewaartermijn Afhankelijk van type document
Bron Informatie die daarover in de administratie van P-Direkt (door organisatie en/of betrokkene) is opgenomen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Van belang voor uitoefening werkzaamheden betreffende medewerker en herleidbaarheid van het betreffende document.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en de archiefregeling
Rechtsgrond
  • Uitvoering overeenkomst
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Doc-Direkt als bewerker met het selecteren op bewaren en vernietigen van papieren dossiers.
  • CEI belast met de uitvoering voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van OCW
  • CEI belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt
  • Het Nationaal Archief (NA) bij uitplaatsing en overdracht van documenten (in het eDepot).
  • Het Nationaal Archief (NA) voor overbrenging van papieren dossiers.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, voor deze de directeur Organisatie en Bedrijfsvoering
Bezoekadres Rijnstraat 50
2515XP Den Haag
Nederland
Postadres Postbus 16375
2500BJ Den Haag
Nederland