Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Financiële administratie
Verwerkingsnummer 3257
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, voor deze de directeur Financieel Economische Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Instellingen/bedrijven/ZZP'ers, medewerkers kerndepartement in de rol van debiteur of crediteur.
Persoonsgegevens
Soort gegevens - NAW-gegevens - Bankrekening (IBAN) - Bedrag - Financiële kenmerken (kostenplaats, kostensoort, omschrijving)
Verzameldoel Voor het uitvoeren van de betaling en/of verwerken van de ontvangst.
Bewaartermijn 7 jaar
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Anders kan er geen betaling/vordering plaatsvinden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Gegevens van medewerkers van het kerndepartement, t.b.v. het verwerken van Detail P-journaal gegevens.
Persoonsgegevens
Soort gegevens - Personeelsnummer P-direkt van medewerkers van het kerndepartement - Looncomponent code - Bedrag
Verzameldoel Het verwerken van betalingen en ontvangsten.
Bewaartermijn 7 jaar
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers van het departement voor het leveren van Geïntegreerde Management Informatie (GMI)
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW-gegevens en personeelsnummer med. en ex-med. van Kerndepartement Bezetting (dienstbetrekking) Personeelsgesprekken (datum en soort) Ziekteverzuim (percentage) Loonprognose (bedragen per medewerker)
Verzameldoel Het beschikbaar stellen van managementinformatie voor de bedrijfsvoering aan geautoriseerde medewerkers van het klantdepartement
Bewaartermijn De ontvangen gegevens worden 1 week bewaard en daarna verwijderd.
Bron UIt het P-direkt systeem
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Genetische gegevens
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Medewerkers met recht op een UWV-uitkering.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, bedrag, toelichting, kostenplaats. BSN-nummer
Verzameldoel Afrekening declaraties UWV.
Bewaartermijn De toelichting wordt bewaard op een afgeschermde locatie en vernietigd conform de bewaartermijn. Bij OCW tot vijf jaar na ontslag.
Bron P-direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens, kan OCW als werkgever de betrokkene niet voor een UWV uitkering aanmelden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking In de Financiële Administratie worden persoonsgegevens vastgelegd voor het doen van betalingen en het verwerken van ontvangsten. Het doel van de verwerking is het voeren van een financiële administratie en verantwoording conform de richtlijnen van de Comptabiliteitswet en de voorschriften van de Belastingdienst. Het gaat hierbij om het verwerken van betaalopdrachten aan en ontvangsten van (ex)medewerkers van het kerndepartement en instellingen en bedrijven.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Instellingen en bedrijven
  • Medewerkers van het departement, FDC en UWV. P&O medewerkers die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast en leidinggevenden bij OCW; medewerkers bij UWV die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, voor deze de directeur Financieel Economische Zaken
Bezoekadres Rijnstraat 50
2515XP Den Haag
Nederland
Postadres Postbus 16375
2500BJ Den Haag
Nederland