Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Basisgegevens
Naam verwerking | Financiële administratie |
---|---|
Verwerkingsnummer | 3257 |
Verantwoordelijke(n) |
|
Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?
Betrokkene(n) | Instellingen/bedrijven/ZZP'ers, medewerkers kerndepartement in de rol van debiteur of crediteur. |
---|---|
Persoonsgegevens | |
Soort gegevens | - NAW-gegevens - Bankrekening (IBAN) - Bedrag - Financiële kenmerken (kostenplaats, kostensoort, omschrijving) |
Verzameldoel | Voor het uitvoeren van de betaling en/of verwerken van de ontvangst. |
Bewaartermijn | 7 jaar |
Bron | Ja |
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? | Ja: Anders kan er geen betaling/vordering plaatsvinden. |
Bijzondere persoonsgegevens |
|
Betrokkene(n) | Gegevens van medewerkers van het kerndepartement, t.b.v. het verwerken van Detail P-journaal gegevens. |
Persoonsgegevens | |
Soort gegevens | - Personeelsnummer P-direkt van medewerkers van het kerndepartement - Looncomponent code - Bedrag |
Verzameldoel | Het verwerken van betalingen en ontvangsten. |
Bewaartermijn | 7 jaar |
Bron | Ja |
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? | Nee |
Bijzondere persoonsgegevens |
|
Betrokkene(n) | Persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers van het departement voor het leveren van Geïntegreerde Management Informatie (GMI) |
Persoonsgegevens | |
Soort gegevens | NAW-gegevens en personeelsnummer med. en ex-med. van Kerndepartement Bezetting (dienstbetrekking) Personeelsgesprekken (datum en soort) Ziekteverzuim (percentage) Loonprognose (bedragen per medewerker) |
Verzameldoel | Het beschikbaar stellen van managementinformatie voor de bedrijfsvoering aan geautoriseerde medewerkers van het klantdepartement |
Bewaartermijn | De ontvangen gegevens worden 1 week bewaard en daarna verwijderd. |
Bron | UIt het P-direkt systeem |
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? | Nee |
Bijzondere persoonsgegevens |
|
Betrokkene(n) | Medewerkers met recht op een UWV-uitkering. |
Persoonsgegevens | |
Soort gegevens | Naam, bedrag, toelichting, kostenplaats. BSN-nummer |
Verzameldoel | Afrekening declaraties UWV. |
Bewaartermijn | De toelichting wordt bewaard op een afgeschermde locatie en vernietigd conform de bewaartermijn. Bij OCW tot vijf jaar na ontslag. |
Bron | P-direkt |
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? | Ja: Zonder deze gegevens, kan OCW als werkgever de betrokkene niet voor een UWV uitkering aanmelden. |
Bijzondere persoonsgegevens |
|
Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?
Doel(en) van verwerking
Doel verwerking | In de Financiële Administratie worden persoonsgegevens vastgelegd voor het doen van betalingen en het verwerken van ontvangsten. Het doel van de verwerking is het voeren van een financiële administratie en verantwoording conform de richtlijnen van de Comptabiliteitswet en de voorschriften van de Belastingdienst. Het gaat hierbij om het verwerken van betaalopdrachten aan en ontvangsten van (ex)medewerkers van het kerndepartement en instellingen en bedrijven. |
---|---|
Rechtsgrond |
|
Is er sprake van automatische besluitvorming?
- Nee
Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")
- Instellingen en bedrijven
- Medewerkers van het departement, FDC en UWV. P&O medewerkers die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast en leidinggevenden bij OCW; medewerkers bij UWV die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast.
Doorgifte buiten EU
Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? | Nee |
---|---|
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? | Nee |
Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?
Adres verantwoordelijke(n)
Naam | De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, voor deze de directeur Financieel Economische Zaken |
---|---|
Bezoekadres | Rijnstraat 50 2515XP Den Haag Nederland |
Postadres |
Postbus 16375 2500BJ Den Haag Nederland |