Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking HRM - Werving, selectie en indiensttreding
Verwerkingsnummer 2973
Verantwoordelijke(n)
  • Adjunct Directeur agentschap College Beoordeling van Geneesmiddelen (aCBG)

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Sollicitanten
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, CV (+NAW), contactgegevens (telefoon + email), sollicitatiebrief, foto, referenten
Verzameldoel Archivering van CV's en motivatiebrief bij lopende wervingsprocedures Informeren kandidaten over gesprekpartners Werven en selectie - Invullen vrijgevallen arbeidsplaats
Bewaartermijn 4 weken na het einde van sollicitatieprocedure 1 jaar in portefeuille na goedkeuring sollicitant
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: anders kan er geen selectiegesprek plaatsvinden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
Betrokkene(n) Nieuwe medewerkers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, CV (+ NAW), diploma's, sollicitatiebrief, VOG, registratie persoonsgegevens tbv salarisbetaling (Rijksformulier), checklist arbeidsvoorwaarden (Rijksformulier), geheimhoudingsverklaring, verklaring van belangen, tekenbevoegdheid, RIN scan, kopie paspoort, aanvullende brief aanstelling
Verzameldoel Aanleveren vereiste informatie alvoor indiensttreding Invullen vrijgevallen arbeidsplaats
Bewaartermijn Tot 7 jaar na administratieve afhandeling ontslag
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Dan kunnen wij de aanname procedure niet in gang zetten en is aanstelling niet mogelijk.
Soort gegevens Salarisstrook
Verzameldoel Extra informatie indiensttreding (salarisonderhandeling)
Bewaartermijn Tot 7 jaar na administratieve afhandeling ontslag
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Uitzendkrachten
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW-gegevens, gegevens over dienstverband (inschaling, arbeidsduur, afdeling, functie etc.), geheimhoudingsverklaring, verklaring van belangen, uitzendovereenkomst, bevestiging dat VOG in orde is (geen kopie)
Verzameldoel Inhuur uitzendkrachten De indiensttreding en financiële afhandeling van een uitzendkracht mogelijk maken.
Bewaartermijn tot 7 jaar na einde contract
Bron Uitzendbureau
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Aanleveren vereiste informatie (zie betrokkenen + gegevens) alvoor indiensttreding
Rechtsgrond
  • Uitvoering overeenkomst
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Persoon binnen de organisatie (Leidinggevende of HRM&O medewerker)
  • Organisaties die opleidingen/cursussen aanbieden

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Adjunct Directeur agentschap College Beoordeling van Geneesmiddelen (aCBG)
Bezoekadres Graadt van Roggeweg 500
3531AH UTRECHT
NEDERLAND