Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Secundair: Werkplekchecker software
Verwerkingsnummer 4919
Verantwoordelijke(n)
  • adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Alle medewerkers van het SCP
Persoonsgegevens
Soort gegevens De naam van de medewerker en plek (locatie) waar iemand is ingelogd
Verzameldoel Een beschikbare werkplek vinden, of de locatie waar een collega zit
Bewaartermijn De locatie van een collega is enkel inzichtelijk zolang diegene is ingelogd. Plekchecker maakt gebruik van de admin database als bron. Deze gegevens worden bewaard tot een medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog voor 180 dagen bewaard
Bron De naam van de medewerker komt vanuit de betrokkene zelf, de locatie van de pc’s staat in een aparte database op een server van SSC Campus. Hier worden geen persoonsgegevens opgeslagen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Beschikbaarheid werkplekken. De software (MAPIQ) wordt gebruikt om een werkplek te vinden, of om te zien waar een collega zit
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Vanwege het flexwerken is het van belang om op te kunnen zoeken waar collega’s zich bevinden om diegene op te kunnen zoeken en er bij langs kunnen gaan. Door het flexwerken is het mogelijk dat een collega in een andere gang en/of verdieping aan het werk is. Hierdoor kan er gemakkelijker face-to-face contact plaatsvinden in plaats van per mail of telefoon. Daarbij vanwege de schaarste in werkplekken wordt de software gebruikt om beschikbare werkplekken te vinden

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Alle SCP medewerkers die ingelogd zijn in MAPIQ

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV Den Haag
NEDERLAND