Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Secundair: Behandeling digitale documenten SCP
Verwerkingsnummer 5166
Verantwoordelijke(n)
  • adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders digitale correspondentie
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Medewerkers van het SCP
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, afdeling, telefoonnummer, e-mailadres
Verzameldoel Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
Bron De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit management of personeelszaken
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in HP RM en is het document herleidbaar tot de opsteller
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Personen die in het document of bestand genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
Bron De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Functioneel beheer HP RM (Centraal functioneel beheer Ministerie van I&W)
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Afzender digitale documenten
  • Behandelaar van het document in HP RM en andere systemen als netwerkschijven, email en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten HP RM worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdacht aan informatiebeheer voor archivering
  • DIV-Medewerker voor de verzending van papieren correspondentie (digitale bron)
  • Ministerie van I&W directie concern informatie voorziening (DCI) belast met functioneel beheer
  • SSC-Campus voor technisch beheer van de Exchange e-mail server en netwerkservers

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV Den Haag
NEDERLAND