Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Secundair: Behandeling papieren correspondentie
Verwerkingsnummer 5169
Verantwoordelijke(n)
  • adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders correspondentie
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie
Verzameldoel Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Personen die in de documenten worden genoemd
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens en inhoud van de correspondentie of het document
Verzameldoel Aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
Bron De persoonsgegevens van de ontvanger en eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het SCP. Van het SCP wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerker voor wie de post bedoeld is
  • Facilicom medewerkers die de post aannemen
  • Medewerker archief- en of bibliotheek
  • Medewerkers PostNL/DHL
  • secretariaatsmedewerker SCP

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV Den Haag
NEDERLAND