Personeels- en salarisadministratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Personeels- en salarisadministratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Voeren personeelsadministratie Defensie

  Wettelijke verplichting. Wet ambtenaren Defensie Diverse andere wet- en regelgeving

• Voeren salarisadministratie Defensie

  Wettelijke verplichting. Artikel 28 Wet op de Loonbelasting 1964 Comptabiliteitswet 2016

• Geïntegreerde uitvoering van het personeelsbeheer Defensie

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Personeelsbeheer varieert van de zorg voor het welbevinden van (gewezen) personeel via een afdoende kwantitatief en kwalitatief gevulde organisatie tot een juiste uitvoering van de financiële rechtspositie. Personeelszorg omvat het welzijn, de erkenning en waardering van Defensiemedewerkers. Bij personeelsbeheer gaat het om de rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van de toepassing van de (financiële) rechtspositie en de in dat verband gevoe. Personeelsbeheer varieert van de zorg voor het welbevinden van (gewezen) personeel via een afdoende kwantitatief en kwalitatief gevulde organisatie tot een juiste uitvoering van de financiële rechtspositie. Personeelszorg omvat het welzijn, de erkenning en waardering van Defensiemedewerkers. Bij personeelsbeheer gaat het om de rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van de toepassing van de (financiële) rechtspositie en de in dat verband gevoerde administraties.

• Verstrekken van (management)informatie/rapportages ten behoeve van bovenstaande drie verwerkingsdoelen;

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Verantwoording/sturen op doelen zoals vermeld onder doel 1-3.. Verantwoording/sturen op doelen zoals vermeld onder doel 1-3.

• Het delen/gebruiken van persoonsgegevens als P&O-basisadministratie van Defensie.

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Defensie streeft naar een P&O-basisadministratie met enkelvoudige opslag en eenduidig gebruik (dezelfde definitie) hetgeen de betrouwbaarheid en actualiteit van de P&O gegevens verhoogt.. Defensie streeft naar een P&O-basisadministratie met enkelvoudige opslag en eenduidig gebruik (dezelfde definitie) hetgeen de betrouwbaarheid en actualiteit van de P&O gegevens verhoogt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Defensiemedewerkers

• Gegevens: Personalia Identiteit Geboorteplaats Geboortedatum Geslacht Burgerlijke staat Screeningsniveau Contact in nood Kindgegevens Dienstperiode / ambtsjubilea / dienstperiode overige (semi) overheid Telefoon (Privé en dienst) E-mail (Privé en dienst) (Militair) registratienummer/Werknemer-ID etc. Land plaatsing en verblijfland gezin Functie/organisatie Aanstelling/contract Uitzendingen Functioneringsgesprekken Beoordelen Verlof, werk en rusttijden Opleidingen Belonen en erkennen Caseregistratie
• Verzameldoel: 1) Voeren personeelsadministratie Defensie; 2) Voeren salarisadministratie Defensie; 3) Geïntegreerde uitvoering van het personeelsbeheer Defensie; 4) Verstrekken van (management)informatie/rapportages ten behoeve van bovenstaande drie verwerkingsdoelen; 5) Het delen/gebruiken van persoonsgegevens als P&O-basisadministratie van Defensie.
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021 werkproces 9.1.3.1Het beheren van personeelsdossiers. V 100 jaar na geboortejaar Instroom (indiensttreden) Doorstroom (zie Selectielijst) Uitstroom (beeindigen dienstverband) Personeelsadministratie (bv. ambtsbericht, identiteitsbewijs) V 7 jaar Doorstroom (bv. inzetbaarheid) Personeelsadministratie (bv. buitenlandplaatsing) V 5 jaar Eindproducten (document management systeem) V 3 jaar Doorstroom (bv. terugkoppelen functioneren)
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: P&O-functionaris, directe chef, commandant
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De medewerker kan niet aangesteld of geregistreerd worden als niet-werknemer. Aanspraken, declaraties en besluiten kunnen niet worden verwerkt. NB: niet alle gegevens zijn verplicht, enkele gegevens zijn facultatief.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
  • Gegevens over gezondheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Niet-werknemers Defensie

• Gegevens: Personalia Identiteit Geboorteplaats Geboortedatum Geslacht Burgerlijke staat Screeningsniveau Contact in nood Telefoon (Privé en dienst) E-mail (Privé en dienst) (Militair) registratienummer/Werknemer-ID etc. Functie/organisatie Aanstelling/contract Functioneringsgesprekken Beoordelen Verlof, werk en rusttijden Opleidingen Belonen en erkennen Caseregistratie
• Verzameldoel: 1) Voeren personeelsadministratie Defensie; 2) Voeren salarisadministratie Defensie; 3) Geïntegreerde uitvoering van het personeelsbeheer Defensie; 4) Verstrekken van (management)informatie/rapportages ten behoeve van bovenstaande drie verwerkingsdoelen; 5) Het delen/gebruiken van persoonsgegevens als P&O-basisadministratie van Defensie.
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.1.3.2 Het beheren van dossiers van personen die niet in dienst zijn (geweest) van Defensie. V 7 jaar na einde werkzaamheden
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: directe chef, commandant, ROC, verwerver/inkoper, P&O-functionaris
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De niet-werknemer kan niet in de personeels/salarisadministratie van Defensie worden opgenomen en kan geen declaraties of andere (financiele) zaken indienen en de niet-werknemer kan niet worden voorzien van een Defensiepas

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Defensiemedewerkers
• Niet-werknemers Defensie
• KPU
• Belastingdienst
• ABP/APG
• Huisbankier
• SZVK-DSW
• DefensieOperatieCentrum (DOC), Situatiecentra (SITCEN)
• IGK, IMG
• Leidinggevenden
• P&O-functionarissen
• Ondersteuning commandanten
• Leerlingbegeleiders
• Informatiebeheer
• Accountantkantoren
• ADR (Auditdienst Rijk)
• Algemene Rekenkamer
• Basisregistratie personen
• Belastingdienst
• Centraal Justitieel Incassobureau
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
• Nationaal archief
• Re-integratiebureaus
• Reisagent
• Rijksdienst voor het Wegvervoer (rijbewijs)
• Uitvoerder subsidies
• UWV
• Vakbonden
• Stichting NL Veteraneninstituut
• Uitvoerder bovenwettelijke WW

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.