Register Onderwijsdeelnemers (ROD)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Register Onderwijsdeelnemers (ROD) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Registreren en beheren van gegevens van onderwijsdeelnemers in het register onderwijsdeelnemers

Wettelijke verplichting. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is wettelijk verplicht om de identificerende gegevens, onderwijsgegevens, vrijstellingsgegevens, verzuimgegevens en diplomagegevens van onderwijsdeelnemers na ontvangst op te nemen in het register onderwijsdeelnemers en de geregistreerde gegevens te beheren. Dit is vastgelegd in de artikelen 4, 13 en 14 van de Wet register onderwijsdeelnemers. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voert dit voor de Minister uit.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

(ex-)Leerlingen, (ex-)Studenten

• Gegevens: § 2.2 van de Wet register onderwijsdeelnemers: identificerende gegevens (o.a. burgerservicenummer, naam, geslacht, adres, geboortedatum, overlijdensdatum, geboorteplaats en -land, geboorteland ouders, nationaliteit, verblijfsrecht), onderwijsgegevens, vrijstellingsgegevens, verzuimgegevens en diplomagegevens. Bijzondere gegevens: naast ras of etnische afkomst kunnen uit deze gegevens ook gezondheidsgegevens, religieuze/levensbeschouwelijke overtuigingen of strafrechtelijke gegevens blijken.
• Verzameldoel: Registreren en beheren van gegevens van onderwijsdeelnemers in het register onderwijsdeelnemers
• Bewaartermijn: Identificerende gegevens en onderwijsgegevens: 5 jaar na afloop laatste opleiding (50 jaar voor bepaalde gegevens hoger onderwijs). Diplomagegevens: 60 jaar na maand van afgifte van het laatst behaalde waardedocument. Vrijstellingsgegevens: 1 jaar na datum waarop de vrijstelling of vervangende leerplicht afloopt. Verzuimgegevens: jaar waarin het verzuim geregistreerd is en het daarop volgende schooljaar. Deze bewaartermijnen zijn vastgelegd in artikel 30 van de Wet register onderwijsdeelnemers.
• Bron: Externe bron, namelijk: onderwijsinstellingen, gemeenten en Basisregistratie Personen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Contactpersonen van onderwijsinstellingen

• Gegevens: Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer
• Verzameldoel: Contact onderhouden met een onderwijsinstelling over de handmatige aanpassing van gegevens van een of meer onderwijsdeelnemers in het uitzonderlijke geval dat de geautomatiseerde uitwisseling niet correct is verlopen
• Bewaartermijn: De contactgegevens blijven bewaard zolang ze relevant en actueel zijn. Wijziging vindt plaats op initiatief van de onderwijsinstelling.
• Bron: Externe bron, namelijk: de onderwijsinstelling die de betrokkene als contactpersoon heeft aangewezen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersonen van softwareleveranciers

• Gegevens: Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer
• Verzameldoel: Contact onderhouden met een softwareleverancier die een of meer onderwijsinstellingen en/of gemeenten ondersteunt bij de geautomatiseerde uitwisseling met het register onderwijsdeelnemers
• Bewaartermijn: De contactgegevens blijven bewaard zolang ze relevant en actueel zijn. Wijziging vindt plaats op initiatief van de softwareleverancier.
• Bron: de softwareleverancier die de betrokkene als contactpersoon heeft aangewezen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersonen van gemeenten

• Gegevens: Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, handtekening
• Verzameldoel: Met een ondertekend document kunnen aantonen dat de geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen gemeenten en het register onderwijsdeelnemers rechtmatig verloopt
• Bewaartermijn: Het ondertekende document blijft bewaard zolang de daarop gebaseerde gegevensuitwisseling bestaat. Na beëindiging van de gegevensuitwisseling geldt vanaf dat moment een bewaartermijn van 7 jaar (conform de Selectielijst).
• Bron: de betrokkene die het document namens de gemeente ondertekent en de gemeente die de betrokkene als ondertekeningsbevoegde heeft aangewezen
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: dan kan de in het document beoogde gegevensuitwisseling niet tot stand worden gebracht

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Landelijk Algoritme register

De link naar het Landelijk algoritme register is:

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Onderwijsinstellingen
• Gemeenten (ook Bureau Informatiediensten Nederland)
• Inspectie van het Onderwijs
• GGD GHOR Nederland
• Centraal Bureau voor de Statistiek
• Belastingdienst
• Dienst Toeslagen
• College voor Toetsen en Examens
• Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Agentschap voor Onderwijsdiensten België
• Pensioenuitvoerders
• Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
• Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven
• Sociale Verzekeringsbank
• Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.